ซอฟต์แวร์เป็นคำที่ใครหลายคนรู้จักแต่น้อยคนนักที่จะเข้าใจความหมายของมันรวมไปถึงกระบวนการทำงานที่มีความเชื่อมโยงกับระบบคอมพิวเตอร์ยังไงบทความนี้จะพาคุณมาทำความเข้าใจระบบซอฟต์แวร์ในคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ที่ช่วยทั้งลดภาระงานและการทำงานอัตโนมัติของกิจกรรม นอกจากนี้ยังช่วยขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ ส่งผลให้มีการปรับปรุงประสิทธิภาพและเพิ่มความสม่ำเสมอ มีซอฟต์แวร์ธุรกิจหลายประเภทที่บริษัทมักใช้ ซอฟต์แวร์มีหน้าที่รับผิดชอบในการทำงานต่างๆ ให้สำเร็จ
ไม่เพียงแต่ทำให้ฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ของคุณทำงานได้ดีเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสามารถนำไปสู่วิธีการทำงานใหม่ๆ ได้ดังนั้นจึงเป็นทรัพย์สินทางธุรกิจที่สำคัญอย่างหนึ่งเลยก็ว่าได้ และคุณควรเลือกซอฟต์แวร์ของคุณอย่างรอบคอบเพื่อให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ก่อนจะลงทุนในเรื่องของซอฟต์แวร์คุณควรคิดถึงสิ่งที่คุณต้องการคุณจะใช้ซอฟต์แวร์ระบบใหม่ช่วยในด้านไหนเช่น
- ช่วยมาลดต้นทุนในการทำงานบางส่วนหรือไม่
- ช่วยมาปรับปรุงการบริการลูกค้าให้สะดวกขึ้นไหม
- ช่วยให้พนักงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- สื่อสารและทำงานร่วมกันทางอิเล็กทรอนิกส์กับซัพพลายเออร์หรือพันธมิตรให้สะดวกขึ้นไหม
คำถามเหล่านี้จะนำไปสู่วัตถุประสงค์และประโยชน์ที่เป็นไปได้ของซอฟต์แวร์ใหม่ที่จะนำเข้ามาใช้ในธุรกิจของคุณ โดยจัดลำดับความสำคัญของรายการเพื่อหาผลตอบแทนจากการลงทุนให้ได้มากที่สุด ตามหลักการแล้วคุณควรพัฒนากลยุทธ์ระยะยาวซึ่งครอบคลุมความต้องการด้านไอทีในอนาคตของคุณ สิ่งนี้ควรคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในลูกค้า ระดับพนักงานหรือผลิตภัณฑ์รวมทั้งบริการของคุณ
มีซอฟต์แวร์หลายประเภทและคุณจำเป็นต้องทราบความแตกต่างระหว่างซอฟต์แวร์เหล่านี้
ซอฟต์แวร์ตามความต้องการ (Bespoke) : คือการที่เราจ้างผู้ผลิตในการเขียนซอฟต์แวร์โดยคุณสามารถเลือกฟังก์ชันที่คุณต้องการได้ การผลิตซอฟต์แวร์ตามสั่งอาจใช้เวลานานและพนักงานของคุณจะต้องได้รับข้อมูลในกระบวนการพัฒนา สำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ ซอฟต์แวร์สั่งทำพิเศษอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด
แต่การเขียนซอฟต์แวร์ด้วยตัวเอง หากคุณทำธุรกิจขนาดเล็ก การเขียนซอฟต์แวร์ด้วยตัวเองไม่น่าจะคุ้มทุน เพราะคุณจำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญที่สำคัญและใช้เวลาอีกมาก มีซอฟต์แวร์ที่เขียนจากผู้เชี่ยวชาญอาจจะคุ้มทุนกว่าและคุณจะต้องเชื่อมโยงกับซัพพลายเออร์รายนั้นเพื่อรับการสนับสนุนในอนาคต
ซอฟต์แวร์ระบบหรือแอพพลิเคชั่น (System or application software) : คือ ซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันออกแบบมาเพื่อการใช้งานเฉพาะ เช่น การประมวลผลคำหรือบัญชี คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองประเภทเป็นสิ่งที่ทำขึ้นมาเฉพาะเจาะจงให้เหมาะกับฝ่ายนั้นๆ คุณจึงสามารถเลือกใช้ได้ตามความจำเป็นถ้าฝ่ายไหนที่คิดว่าไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ระบบได้ก็อาจจะไม่ใช้
ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged software) : คือแพ็คเกจซอฟต์แวร์มาตรฐานมักจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดและคนนิยมใช้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ในบางกรณี ซอฟต์แวร์สามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของคุณได้ เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้มาตรฐานและโดยทั่วไปมีราคาต่ำ การเปลี่ยนแนวปฏิบัติทางธุรกิจของคุณให้เหมาะกับซอฟต์แวร์นั้นอาจสมเหตุสมผลมากกว่าที่จะมีซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้นเป็นพิเศษ
การซื้อกรรมสิทธิ์ในการใช้งานซอฟต์แวร์
ในการซื้อกรรมสิทธิ์จะแบ่งออกเป็น 2 อย่างคือ Open source และ proprietary software
Proprietary software : เป็นการพัฒนาจากผู้ผลิตและให้ผู้ซื้อกรรมสิทธิ์นำมาใช้งานต่อภายใต้เงื่อนไขในการซื้อตั้งแต่เรื่องของการติดตั้งไปจนถึงการใช้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อคุณซื้อแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ คุณไม่ได้ซื้อซอฟต์แวร์นั้นแต่กำลังซื้อสิทธิ์ในการใช้ซอฟต์แวร์ในลักษณะเฉพาะ บริษัทเป็นเจ้าของซอฟต์แวร์
Open source software : เป็นซอฟต์แวร์แบบเปิดแต่ก็ยังมีการใช้งานภายใต้ใบอนุญาตที่อนุญาตให้คุณทำสำเนาและส่งต่อให้ใครก็ได้เมื่อคุณได้ซื้อแล้วมาพร้อมกับ source code ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนได้ตามความต้องการเหมือนกับคุณซื้อมันมาทั้งหมด
ใบอนุญาตการใช้ซอฟต์แวร์บางรายการกำหนดให้คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ ในขณะที่ใบอนุญาตอื่นจะอนุญาตให้คุณเก็บการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นไว้เป็นส่วนตัว คุณควรอ่านใบอนุญาตก่อนใช้หรือเปลี่ยนซอฟต์แวร์
สรุปปัจจัยสำคัญในการเลือกซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมกับการพัฒนาธุรกิจ
คือความพร้อมของการสนับสนุนทางเทคนิค ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์รองรับอยู่ที่ใด ระยะการอัพเดตตัวระบบมีความต่อเนื่องขนาดไหน การแก้ไขปัญหาที่รวดเร็ว มองหาข้อเสนอที่ดีที่สุด แต่ให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์ที่คุณเลือกสามารถทำตามสัญญาหรือเงื่อนไขได้จริง
